Nemzeti Fejlesztési Ügyökség: www.nfu.hu
Projekt megnevezése:
Államreform Operatív Program (ÁROP)- 1.A.2/A-2008. „A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése”
Kedvezményezett:
Adony Város Önkormányzata 2457 Adony, Bajcsy-Zs. U. 5. Tel.: 25/504-550
Internet: www.adony.hu, e-mail: adonyi.jegyzo@invitel.hu
A projekt az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával megvalósuló projekt.
Közreműködő szervezet:
VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft. FPÜ ÁROP-EKOP Igazgatóság 1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32. Tel.: 224-3100 Fax:224-3105 Internet: www.vati.hu e-mail: vati@vati.hu
Adony Város Önkormányzata a 2008 évben, az Új Magyarország Fejlesztési Terv a Polgármesteri Hivatalok szervezetfejlesztése támogatási rendszerhez benyújtott ÁROP-1.A.2-2008. (Államreform Operatív program) pályázaton 20.000.000,- támogatást nyert. A közbeszerzési eljárás lefolytatása és a támogatási szerződés megkötése után megkezdődött a pályázatban vállalt feladatok, célok megvalósítása. A projekt célként fogalmazta meg, hogy a hivatal belső szervezeti struktúrája legyen felülvizsgálva, jöjjön létre egy olyan intézményi modell és működési eljárásrend, amelynek központjában az állampolgár, valamint a helyi vállalkozások állnak.
Röviden, hogy hol tartunk most:Első lépésként elkészült egy diagnózis a tervezésről, a célok tisztázásáról, a célok és feladatok nyomon követésről és a számon kérhetőségről. (végrehajtás módszere: felsővezetői egyeztetés, interjúk készítése dolgozókkal, képviselőkkel, anonim kérdőívekkel) A kérdőívek arra szolgáltak, hogy megmutassa a hivatal mennyire hatékonyan képes előtérbe helyezni a kulcsprioritásokat és milyen mértékben hajtják végre azokat. (Nemzetközi kormányzati és önkormányzati átlagérték: 54, Adony átlagérték: 27). A diagnózis tanulságai ismertetésre kerültek a résztvevőkkel, és meghatározásra kerültek a változtatási irányok, fejlesztési célok a szervezet számára.
Hét fejlesztési terület rajzolódott ki (kivonatosan):
- hivatali stratégia alkotás, hivatal céljainak, csoport majd egyéni szinten történő megfogalmazása,
- munkakörök felülvizsgálata, hatáskörök hozzárendelése, felelősségi körök kialakítása, munkafolyamatok összehangolása,
- teljesítmények objektív mérhetővé, átalakíthatóvá tétele, ösztönző rendszer kidolgozása,
- ügyfélszolgálat fejlesztése, tájékoztatás, ügyfél-centrikusság, az ügyfélfogadás és a háttérmunka szinkronizálása,
- vezetői készségek fejlesztése, számonkérési technikák, motiválás lehetőségei, stratégiai gondolkodás,
- együttműködés fejlesztése, információáramlás javítása,
- projekt csapat kialakítása,
A résztvevők, a vastagon szedett fejlesztési területeket fogalmazták meg sürgős és fontos feladatként, melyeket a pályázat segítségével kidolgozásra és megvalósításra javasoltak.
Második lépés a lakosság véleményének, igényeinek felmérése a polgármesteri hivatal munkájával kapcsolatban, amely az Állampolgári Tanács létrehozásával kezdődött. Szeptember 19-én egy egész napos rendezvényen, az érdeklődők és a meghívottak egy független facilitátor (beszélgetésvezető) segítségével az alábbi feladatokat végezték el:
- a polgármesteri hivatal szolgáltatásaival kapcsolatos kép feltérképezése,
- közös megfogalmazása az elérni kívánt állapotnak,
- javaslatok, megoldások kidolgozása, amit ajánlás formájában nyújtottak át a polgármesteri hivatalnak, melyben az alábbi ajánlások kerültek megfogalmazásra:
- hetente egy nap 18 óráig legyen ügyfélszolgáltatás az egész hivatal részvételével,
- önkormányzati épületen kívül is legyenek közérdekű információknak hirdetőtáblák, az önkormányzat jelöljön ki tájékoztatási referenst,
- határozatok közérthetőek legyenek, a jelenlegi határozatok kerüljenek felülvizsgálatra,
- a polgármesteri hivatal főbejáratához útbaigazító tábla kihelyezése szükséges,
- okmányirodában az időpontok pontos betartásával kerüljék el a torlódást, a szellőzés legyen megoldott, a bejárathoz előtető szükséges, a folyosó kerüljön átalakításra váróhelyiséggé,
- az ügyintézők naprakész tudását folyamatosan fejlesszék, tartsanak lépést a változó törvényekkel.
A megfogalmazott célok és igények között több területen is egyezőség tapasztalható. Az ajánlásban megfogalmazott célok különböző döntési hatáskörbe tartoznak. A döntéseket a nyilvánosság biztosításával mindenki számára nyomon-követhetővé tesszük. A feladatok megfelelő színvonalú végrehajtása érdekében a dolgozók továbbképzéseken vettek illetve vesznek részt. Lezajlott a vezetőképzés, a projektmenedzsment képzés (ezen képzésekbe az intézményeinket is bevontuk), jelenleg előkészítés alatt áll az ügyintézők képzése, a munkakörök és hatáskörök felülvizsgálata, a közérdekű információk összegyűjtése és nyilvánosságra hozatala. Folyamatban van a szoftverek (pénzügyi folyamatokat és az e-ügyintézést támogató programok) beszerzése.
Adony, 2009. október 29.
Ronyecz Péter Kozma Lászlóné polgármester projektvezető