Tájékoztató az ÁROP „A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése” pályázat végrehajtásáról

Nemzeti Fejlesztési Ügyökség: www.nfu.hu

Projekt megnevezése:
Államreform Operatív Program (ÁROP)- 1.A.2/A-2008. „A polgármesteri hivatalok szervezetfejlesztése”

Kedvezményezett:
Adony Város Önkormányzata 2457 Adony, Bajcsy-Zs. U. 5. Tel.: 25/504-550
Internet: www.adony.hu,   e-mail: adonyi.jegyzo@invitel.hu

A projekt az Európai Szociális Alap társfinanszírozásával megvalósuló projekt.

Közreműködő  szervezet:
VÁTI Magyar Regionális Fejlesztési és Urbanisztikai Nonprofit Kft. FPÜ ÁROP-EKOP Igazgatóság 1016 Budapest, Gellérthegy u. 30-32. Tel.: 224-3100 Fax:224-3105  Internet: www.vati.hu     e-mail: vati@vati.hu

Adony Város Önkormányzata a 2008 évben, az Új Magyarország Fejlesztési Terv a Polgármesteri Hivatalok szervezetfejlesztése támogatási rendszerhez benyújtott ÁROP-1.A.2-2008. (Államreform Operatív program) pályázaton 20.000.000,- támogatást nyert. A közbeszerzési eljárás lefolytatása és a támogatási szerződés megkötése után megkezdődött a pályázatban vállalt feladatok, célok megvalósítása. A projekt célként fogalmazta meg, hogy a hivatal belső szervezeti struktúrája legyen felülvizsgálva, jöjjön létre egy olyan intézményi modell és működési eljárásrend, amelynek központjában az állampolgár, valamint a helyi vállalkozások állnak.

Röviden, hogy hol tartunk most:Első lépésként elkészült egy diagnózis a tervezésről, a célok tisztázásáról, a célok és feladatok nyomon követésről és a számon kérhetőségről. (végrehajtás módszere: felsővezetői egyeztetés, interjúk készítése dolgozókkal, képviselőkkel, anonim kérdőívekkel)  A kérdőívek arra szolgáltak, hogy  megmutassa a hivatal mennyire  hatékonyan képes előtérbe helyezni a kulcsprioritásokat és milyen mértékben hajtják végre azokat. (Nemzetközi kormányzati és önkormányzati átlagérték: 54, Adony átlagérték: 27).  A diagnózis tanulságai ismertetésre kerültek a résztvevőkkel, és meghatározásra kerültek a változtatási irányok, fejlesztési célok a szervezet számára.

Hét fejlesztési terület rajzolódott ki (kivonatosan):

  • hivatali stratégia alkotás, hivatal céljainak, csoport majd egyéni szinten történő megfogalmazása,
  • munkakörök felülvizsgálata, hatáskörök hozzárendelése, felelősségi körök kialakítása, munkafolyamatok összehangolása,
  • teljesítmények objektív mérhetővé, átalakíthatóvá tétele, ösztönző rendszer kidolgozása,
  • ügyfélszolgálat fejlesztése, tájékoztatás, ügyfél-centrikusság, az ügyfélfogadás és a háttérmunka szinkronizálása,
  • vezetői készségek fejlesztése, számonkérési technikák, motiválás lehetőségei, stratégiai gondolkodás,
  • együttműködés fejlesztése, információáramlás javítása,
  • projekt csapat kialakítása,

A résztvevők, a vastagon szedett fejlesztési területeket fogalmazták meg sürgős és fontos feladatként, melyeket a pályázat segítségével kidolgozásra és megvalósításra javasoltak.

Második lépés a lakosság véleményének, igényeinek felmérése a polgármesteri hivatal munkájával kapcsolatban, amely az Állampolgári Tanács létrehozásával kezdődött. Szeptember 19-én egy egész napos rendezvényen, az érdeklődők és a meghívottak egy független facilitátor (beszélgetésvezető) segítségével az alábbi feladatokat végezték el:

  • a polgármesteri hivatal szolgáltatásaival kapcsolatos kép feltérképezése,
  • közös megfogalmazása az elérni kívánt állapotnak,
  • javaslatok, megoldások kidolgozása, amit ajánlás formájában nyújtottak át a polgármesteri hivatalnak, melyben az alábbi ajánlások kerültek megfogalmazásra:
    • hetente egy nap 18 óráig legyen ügyfélszolgáltatás az egész hivatal részvételével,
    • önkormányzati épületen kívül is legyenek közérdekű információknak hirdetőtáblák, az önkormányzat jelöljön ki tájékoztatási referenst,
    • határozatok közérthetőek legyenek, a jelenlegi határozatok kerüljenek felülvizsgálatra,
    • a polgármesteri hivatal főbejáratához útbaigazító tábla kihelyezése szükséges,
    • okmányirodában az időpontok pontos betartásával kerüljék el a torlódást, a szellőzés legyen megoldott, a bejárathoz előtető szükséges, a folyosó kerüljön átalakításra váróhelyiséggé,
    • az ügyintézők naprakész tudását folyamatosan fejlesszék, tartsanak lépést a változó törvényekkel.

A megfogalmazott célok és igények között több területen is egyezőség tapasztalható. Az ajánlásban megfogalmazott célok különböző döntési hatáskörbe tartoznak. A döntéseket a nyilvánosság biztosításával mindenki számára nyomon-követhetővé tesszük. A feladatok megfelelő színvonalú végrehajtása érdekében a dolgozók továbbképzéseken vettek illetve vesznek részt. Lezajlott a vezetőképzés, a projektmenedzsment képzés (ezen képzésekbe az intézményeinket is bevontuk), jelenleg előkészítés alatt áll az ügyintézők képzése, a munkakörök és hatáskörök felülvizsgálata, a közérdekű információk összegyűjtése és nyilvánosságra hozatala. Folyamatban van a szoftverek (pénzügyi folyamatokat és az e-ügyintézést támogató programok) beszerzése.

Adony, 2009. október  29.

Ronyecz Péter                   Kozma Lászlóné                                                                                                polgármester                     projektvezető